Conceptos Básicos

Microsoft Access es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD). Una base de datos suele definirse como un conjunto de información relacionada, organizada sistemáticamente, por ejemplo la guía telefónica, las fichas de una biblioteca, una agenda con los datos de nuestros amigos, entre otras. Elementos de Una base de datos en Access Está formada básicamente por 4 elementos: Tablas, Consultas, Formularios e Informes Tabla. Las tablas son el componente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una base de datos está principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien: datos personales de alumnos, calificaciones, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc Las tablas son los cimientos de la base de datos, si están mal estructuradas, nuestra base de datos será inconsistente y no servirá. En la terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato. Un campo es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre. Un registro está formado por el conjunto de información en particular. Un dato es la intersección entre un campo y un registro.
Consultas Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información de varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario. Formularios Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de éstos redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicación o de un sistema de información desarrollado con Access. Informes Los informes permiten presentar la información con una apariencia altamente profesional a la hora de imprimir nuestros datos.
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Elementos básicos de Access 2007

Los elementos básicos de Access 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabemos cómo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposición de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.
Arrancar y cerrar Access 2007 Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2007.
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se iniciará el programa.
Desde el icono de Access 2007 del escritorio.
Puedes iniciar Access 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.
Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
-Hacer clic en el botón cerrar
-Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
-Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access.
La pantalla inicial
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.



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Las barras

La barra de Título

Ccontiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual.
En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.




La barra de Acceso rápido



La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar , Imprimir o Deshacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecerán los comandos más frecuentes para elegir. Pulsando en Más comandos se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir otras acciones que iremos viendo a lo largo del curso:



La Banda de Opciones



La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado. Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.



Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio. De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.
Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.

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El Botón de Office

Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del menú Archivo.
A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones pulsando Alt + A.
Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual. O también, al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir.
Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Colocando el ratón en ese triángulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opción Administrar para acceder a las opciones de administración de la base de datos.




La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento. Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derecha.

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Conceptos básicos: Crear, abrir y cerrar una Base de Datos

Crear una base de datos
Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.
Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access.



Selecciona la opción Base de datos en blanco.
En la parte inferior también podrás seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos basada en ella.
A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:
Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos.
Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botón Buscar ubicación . Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará.



-En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos.
-En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos.
-Hacer clic sobre el botón Aceptar.
-Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.
Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedasempezar a rellenar sus datos.



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Cerrar la base de datos.

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
Cerrando Access:
Ir al Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access.
O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de datos.
Sin cerrar Access:
En el Botón de Office , elegir la opción Cerrar base de datos.
Abrir una base de datos.
Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:
 Desde el Botón de Office:
 Ir al Botón de Office .
 Elegir la opción Abrir...
Crear tablas de datos
 Hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus opciones.
 En el grupo Tablas seleccione Diseño de Tabla
Aparecerá la vista de Diseño de la tabla:

Crear tablas de datos

-Hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus opciones.
-En el grupo Tablas seleccione Diseño de Tabla
Aparecerá la vista de Diseño de la tabla:





En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
A continuación tenemos que ingresar los datos en columas (campos) y filas (registros) cada campo contiene: Nombre del campo, Tipo de datos, Descripción (opcional)
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos definiendo.
La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo. Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
-Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
-Hacer clic sobre el botón Clave principal en el marco Herramientas de la pestaña Diseño.
A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.


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Guardar una tabla

Para guardar una tabla, podemos: Ir al Botón de Office y elegir la opción Guardar.
O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.

Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Escribir el nombre de la tabla.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.


Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de diálogo avisándonos de ello, y preguntándonos si queremos que Access cree una, si le decimos que Sí nos añade un campo de tipo autonumérico y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.

Cerrar una tabla.
Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el menú emergente.
O bien hacer clic sobre el botón Cerrar que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel que la pestaña.


Modificar el diseño de una tabla.
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una modificación en su diseño: Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera. Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseño en el menú contextual: Para modificar la definición de un campo posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias. Para añadir un nuevo campo.
Situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos posicionados. Para eliminar un campo.
-Posicionarse en el campo y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño.
bien,
-Seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del.
Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo también desaparecerán. Por último, guardar la tabla.

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Propiedades de los campos

Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseño de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo, esta última pestaña está explicada en el tema 3 junto con el asistente de búsqueda.

Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo.
Tamaño del campo
Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.
Para los campos Numérico, las opciones son:
Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.
Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.
Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.
Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.
Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb)
Los campos Auto numérico son Entero largo. A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

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Las Relaciones

Para crear relaciones en Access 2007 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones deberemos hacer clic en el botón Relaciones que se encuentra en la pestaña Herramientas de base de datos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarán parte de la relación a crear.

Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada.

Hacer clic sobre el botón Agregar.

Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas de las relaciones a crear.

Hacer clic sobre el botón Cerrar.






Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.



Para crear la relación:
Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso codigo). Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo CODIGO de la tabla secundaria (NOTAS-PRIMER CICLO).Soltar el botón del ratón.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguientes:



En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (ALUMNOS y NOTAS-PRIMER CICLO) y debajo de éstos el nombre de los campos de relación (CODIGO y CODIGO). Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de información y por lo tanto del mismo tipo. Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las características de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios). Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste. Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear. Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones.

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Crear Informes en Access - Access 2007